Handwerkerrechnungen – wann müssen sie bezahlt werden?

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Handwerksfirmen und ihren Kunden besteht in der Frage, wann eine Rechnung beglichen werden muss. Nicht immer ist das so klar, wie es zunächst scheint, auch deshalb, weil der Zahlzeitpunkt oft mit der Fälligkeit gleichgesetzt wird.

Vorleistungspflicht, Abnahme und Fälligkeit – das steckt dahinter

Ein Handwerker hat erst dann ein Anrecht auf seine Vergütung, wenn er etwas dafür getan hat: Die vereinbarte Leistung muss vollständig und im Wesentlichen frei von Mängeln erbracht worden sein (§ 633 BGB). Den Vertragspartnern steht es aber frei, an dieser Stelle andere Vereinbarungen zu treffen:

• Gerade bei größeren Aufträgen werden häufig Abschlagszahlungen vertraglich festgelegt. Nach § 632a BGB sind sie auf die Höhe der bislang erbrachten (Teil-)Leistung begrenzt. Wenn der Vertrag zwischen einem Handwerksunternehmen und einem privaten Kunden abgeschlossen wird, handelt es sich ggf. um einen Verbrauchervertrag (§ 650m Abs. 1 BGB). Dann dürfen die Abschlagszahlungen insgesamt nicht höher als 90 % des Gesamtbetrags sein.
• Es ist auch möglich, sich auf Vorauszahlungen zu einigen. Kunden sollten dabei unbedingt darauf achten, dass im Werkvertrag unmissverständlich festgelegt wird, wann welcher Betrag gezahlt werden muss.
• Werden Teilabnehmen vereinbart, ist nach jeder einzelnen Abnahme der jeweilige Teilbetrag zu zahlen.

Das BGB legt fest, dass die Vergütung immer dann fällig ist, wenn die Leistung abgenommen wurde. Das bedeutet allerdings auch, dass für die Fälligkeit nicht zwingend eine Rechnung gestellt worden sein muss. Es genügt grundsätzlich eine Information über die Höhe des fälligen Betrages.

Doch auch hier gibt es Ausnahmen. Die VOB/B sieht die Vorlage einer Rechnung vor, und auch bei Abschluss eines Bauvertrages kommen die Vertragspartner nicht ohne sie aus.

Aber die theoretische Möglichkeit, auf eine Rechnung zu verzichten und auf einfacherem Weg an das Geld der Kunden zu kommen, bleibt jedoch theoretisch, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt: Spätestens dann muss der Handwerksbetrieb die Höhe seiner Forderungen nachweisen und benötigt dazu eine prüffähige Rechnung.

Unterschiede bei der Fälligkeit vom Vertragstyp abhängig

Verträge, die auf der Grundlage der VOB/B abgeschlossen worden sind, beinhalten hinsichtlich der Schlusszahlung eine Fälligkeit von spätestens 30 Tagen nach dem Zugang der prüffähigen Schlussrechnung. Nur in Ausnahmefällen, wenn ungewöhnliche Voraussetzungen vorliegen und eine Verlängerung sachlich gerechtfertigt ist und vertraglich vereinbart wurde, verlängert sich die Frist auf maximal 60 Tage. In dieser Zeit müssen Kunden die Rechnung geprüft haben. Wenn Auftraggeber allerdings Fehler bei der Rechnungsstellung finden und sie dem Unternehmer mitteilen, verlängert sich diese Frist um den Zeitraum, den der Betrieb benötigt, um die Einwände seines Kunden zu überprüfen.

Eine weitere Voraussetzung für die Fälligkeit ist eine erfolgreiche Fertigstellung der vereinbarten Leistung und grundsätzlich auch die Abnahme. Um seinem Kunden eine Schlussrechnung zu stellen, muss noch keine Abnahme erfolgt sein (§§ 14 Abs. 3 und 13 Abs. 1 VOB/B). An dieser Stelle sollten Kunden wachsam sein: Wenn eine Schlussrechnung vorliegt, jedoch bislang keine Abnahme durchgeführt worden ist, ist die Schlussrechnung mit einem Abnahmeverlangen des Auftragnehmers gleichzusetzen. Wenn der Auftraggeber jetzt nicht reagiert und dem Irrtum erliegt, dass er ohne eine Abnahme nicht zahlen muss, gerät er in Verzug. Die Folge können hohe Schadensersatzforderungen durch den Auftragnehmer sein. Aus eigenem Interesse sollten Auftraggeber deshalb so schnell wie möglich, nachdem sie die Schlussrechnung erhalten haben, eventuelle Mängel festhalten und dem Handwerksbetrieb mitteilen.

Mit Wirkung zum 1. Januar 2018 gilt das neue Bauvertragsrecht des BGB, das sich mit dem neuen Verbraucherbauvertrag an die privaten Bauherren richtet. Unter die neue Gesetzgebung fallen insbesondere Neubauten und größere Umbauten. Der neue § 650g Abs. 4 BGB regelt, dass zwei Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Fälligkeit eintritt:

• Das Werk muss abgenommen worden oder die Abnahme entbehrlich sein und
• der Auftraggeber muss eine prüffähige Schlussrechnung erhalten haben.

Auftragnehmer müssen innerhalb von 30 Tagen nach dem Zugang der Schlussrechnungen ihre begründeten Einwendungen gegen deren Prüffähigkeit erhoben haben.

Wann ist eine Rechnung prüffähig?

Der Begriff der prüffähigen Rechnung spielt in der VOB/B eine große Rolle. Im BGB kommt er zwar nicht vor, die Handhabung ist aber die Gleiche. Auf diesen Punkt stützen sich zahlreiche Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden, wenn Letztere durch das Anzweifeln der Prüffähigkeit der Schlussrechnung den Werklohn (zunächst) nicht bezahlen wollen.

Der § 14 Nr. 1 Satz 2-4 VOB/B macht deutlich, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine Rechnung als prüffähig gilt: Sie muss übersichtlich sein und die Positionen in der Reihenfolge aufführen, wie sie auch im Auftrag stehen. Außerdem muss sie dieselben Begriffe verwenden wie in allen Vertragsbestandteilen. Damit wird die Schlussrechnung zu einem Spiegelbild des Leistungsverzeichnisses. Alle Belege, aus denen Leistungsart und –umfang einschließlich Zeichnungen, Mengenberechnungen etc. hervorgehen, müssen der Rechnung beigefügt werden. Sofern sich der Auftrag geändert hat oder ergänzt wurde, muss dies deutlich gekennzeichnet sein. Kunden können in solchen Fällen auch darauf bestehen, dass dann getrennt abgerechnet wird.

Nur dann, wenn ein Vertrag über einen Pauschalpreis abgeschlossen wurde, kann auf eine detaillierte Aufstellung verzichtet werden. Neben dem Pauschalpreis müssen dann nur Änderungen oder zusätzliche Leistungen in der Schlussrechnung aufgeführt werden.

Oberstes Gebot bei der Prüffähigkeit einer Schlussrechnung ist deren Nachvollziehbarkeit. Die Rechnung muss jedoch nicht für jedermann verständlich sein, sondern nur für fachkundige Personen.