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Die Nebenkostenabrechnung bei Mietshäusern – Was ist zu beachten?

Zu einem Mietverhältnis gehören Pflichten, die Vermieter einhalten müssen. Eine dieser Aufgaben ist die Ausstellung einer Nebenkostenabrechnung. Einmal jährlich muss das Dokument an die Mieter versendet werden. Damit es rechtsgültig ist und keine Auseinandersetzungen aufkommen, sollten Vermieter einige Dinge beachten. Hier sind Tipps zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung.

Was sind Nebenkosten?

Was zu den Nebenkosten gehört, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. Dort lautet die Definition wie folgt: Nebenkosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder am Grundstück, durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Durch die Nebenkostenabrechnung können Vermieter Teile dieser Kosten auf die Mieter umlegen, die von den Ausgaben der Vermieters für das Gebäude profitieren. Es sind also Kosten, die für Mieter zusätzlich zu der Miete anfallen. Sie werden in der Regel einmal im Jahr für den vorangegangenen Zeitraum berechnet.

Wie müssen Vermieter die Nebenkostenabrechnung mitteilen?

Abrechnung NebenkostenGesetzlich sind Vermieter dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr zu erstellen und an die Mieter zu versenden.
Damit man dabei keine Fehler macht, helfen Ressourcen wie dieses Muster für die Nebenkostenabrechnung - eine Orientierungshilfe. Dort erhält man neben einer Dokumenten-Vorlage auch weitere Hintergründe zu den rechtlichen Bedingungen.
Zu wichtigen Angaben auf dem Dokument gehören:

  • Die Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Eine Erläuterung über den Verteilerschlüssel
  • Die Berechnung des Mieteranteils
  • Den Abzug durch die Miet-Vorauszahlungen
  • Der Abrechnungszeitraum

Wie wird die Höhe der Nebenkosten einzelner Mieter berechnet?

Der Verteilerschlüssel hilft dabei, die einzelnen Kosten für separate Haushalte in dem Mietshaus zu berechnen. Wenn nicht anders in dem Mietvertrag vorgegeben, berechnet sich der Anteil je nach Kostenpunkt anhand:

  • der Größe der Wohnung oder
  • dem tatsächlichen Verbrauch von Ressourcen wie Wasser und Co.

Andere Optionen sind die Berechnung nach Haushalt (z. B. für Kabelanschluss) oder Personenzahl (z. B. bei Gebühren für die Abfallentsorgung).

Welche Kosten dürfen Vermieter an Mieter abtreten?

Nicht alle Ausgaben für ein Wohnhaus dürfen in den Nebenkosten miteinbezogen werden. Kosten, an denen sich die Mieter beteiligen müssen, sind:

  • Beleuchtung
  • Fahrstuhl
  • Gartenpflege
  • Gemeinschaftsantenne/ Breitbandkabel
  • Grundsteuer
  • Hausreinigung
  • Hausmeister
  • Müllabfuhr & Straßenreinigung
  • Schornsteinfeger
  • Versicherungen (z. B. Wohngebäudeversicherung)
  • Warmwasser- & Heizkosten
  • Wasser- & Abwassergebühren

Zudem erwähnt die BetrKV „Sonstige Betriebs- & Nebenkosten“, die aber nicht weiter definiert sind. Dazu können Dinge wie ein Schwimmbad gezählt werden, wenn das Gebäude eines besitzt.

Welche Kosten dürfen nicht auf den Mieter abgetreten werden?

Es gibt manche einmalige oder wiederkehrende Kosten, die Vermieter nicht an die Mieter abtreten können. Dazu gehören:

  • Anschlusskosten für Kabel & Satellitenschüssel
  • Instandhaltungs- & Reparaturkosten (z. B. eine Gebäudesanierung wie ein Fassadenanstrich)
  • Grunderwerb-, Einkommens- & Erbschaftssteuer
  • Kosten durch Leerstand
  • Rechtsschutz- & Hausratsversicherungen
  • Verwaltungskosten (z. B. wenn Personal dafür eingestellt wird)
  • Wartung & Prüfung von Leitungen & Elektrik

Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnungen können anfällig für verschiedene Fehler sein. Sie können zuungunsten der Mieter oder der Vermieter auftreten. Die häufigsten darunter sind:

  • Falsche Verteilerschlüssel
    Der Verteilerschlüssel wird herangezogen, um den genauen Anteil einzelner Bewohner zu berechnen. Wenn hier ein Problem auftritt, wie ein Zahlendreher, ändert sich das gesamte Endergebnis. Mieter können dann zu hohe oder zu niedrige Kosten zahlen. Die Zahlen der Berechnungen müssen deshalb besonders gut geprüft werden.

  • Nicht-Einhalten von Fristen
    Wenn Vermieter die gesetzlich vorgegebenen Fristen nicht einhalten und die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr versenden, sind sie selbst benachteiligt. Mieter, die darauf achten und die Abrechnung außerhalb der Frist erhalten, sind nicht mehr verpflichtet, diese auch zu zahlen.
    Das Gleiche trifft nicht auf Rückzahlungen zu, die Vermieter bei zu hohen Anzahlungen an den Mieter zurücküberweisen müssen.
    Falls nicht anders vorgegeben, endet die Abrechnungsfrist mit dem Ende eines Kalenderjahres. Die Abrechnung für 2021 muss also bis zum 31.12.22 abgerechnet werden und bei den Mietern eintreffen. Dabei muss den Mietern genügend Zeit gegeben werden, um eine Abrechnung prüfen zu können (i. d. R. 1 Monat).

  • Falsche Nebenkosten
    Manche Vermieter geben in den Nebenkosten Ausgaben an, die gesetzlich nicht zu den Gebühren gehören, die an Mieter weitergegeben werden dürfen. Mieter müssen die Abrechnung in diesem Fall nicht akzeptieren.

  • Unübersichtliche Abrechnungen
    Können Mieter nicht genau erkennen, wie Kostenanteile entstanden sind, müssen sie die Rechnung ebenfalls nicht akzeptieren. In diesem Fall können Vermieter aufgefordert werden, nachvollziehbare Rechnungen und einzelne Originalrechnungen vorzulegen.

  • Formelle Fehler
    Hat die Abrechnung grobe formelle Fehler, die über einzelne Rechenfehler hinaus gehen, können Mieter die Abrechnung ablehnen. Wenn die Vermieter eine korrigierte Version nicht bis zum Ende der Frist nachreichen können, müssen die Mieter keine Nachzahlung leisten.

Fazit – Korrekte Nebenkosten innerhalb der Fristen

Als Vermieter müssen wir einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen und sie an Mieter senden. Dabei werden viele laufende Kosten für ein Haus, wie die Müllentsorgung, an die Haushalte des Gebäudes abgegeben. Dabei ist wichtig, dass die Abrechnung formell und inhaltlich korrekt ist und zeitgerecht beim Mieter ankommt.
Damit man rechtsgültige Nebenkostenabrechnungen versendet, kann man viele hilfreiche Online-Quellen und Programme nutzen. Bei groben Fehlern, wie nicht eingehaltenen Fristen, können die Mieter sonst ganze Zahlungen einsparen.

 

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